その他

複合機FAX【シャープMX-2630FN】で受信したFAXデータをペーパーレス化(パソコンで確認)

 

実際にやりたかったのは、

ココがポイント

複合機FAXで受信した内容を、社内のNASに蓄積させて、更に自動でGoogleドライブにも反映

させて外出先でも見られるようにしたいという内容になります。

 

 

複合機FAX⇒NASへ保存

 

過去にも他で複合機を見てきたことはありますが、複合機と言えば、FAXをPDF変換して、社内の好きな場所に保存できるという意識がありました。

自分の勝手な思い込みだったのかもしれませんが、他の機種もそうなのかもしれませんが、MX-2630FNに関しては、

ココに注意

社内の好きな場所に保存できない

という自分なりの結論になりました。

 

確かに、複合機本体の記憶領域をネットワーク上に開放して、共有フォルダの様な感じで受信したFAXを確認することはできるようです。

自分の思い込みでは、社内のNAS(社内ストレージ)に保存をしたかったのですが、直接その場所に保存するような事が出来ませんでした。

 

その為、苦肉の策で、NAS(QNAP TS-231K)のアプリで、複合機のフォルダとNASのフォルダで同期をとろうとして結果、玉砕した訳です。

 

 

複合機の共有フォルダの設定

この複合機の共有フォルダをWindowsネットワークで使う為には、「システム設定」で「パブリックフォルダー設定/NAS設定」のストレージの利用を「許可」にすることが必要でした。

メーカーの設定解説サイト(共有フォルダ設定編)

 

しかし、FAX受信データを共有フォルダに保存するには、上記だけの設定では稼働しません。

自分の場合は、複合機ハードディスク保存の設定しかやらなかったので、中々、パソコンから見る事が出来なくて苦労をしました。

メーカーの設定解説サイト(複合機のハードディスクに保存編)

 

つまり、受信したFAXをパソコンから見る為には、Windowsネットワークで、

ココに注意

複合機の共有フォルダを見る為の設定と、FAXを共有フォルダに保存する設定の両方が必要

だったのです。

 

 

社内NASとの同期に玉砕

 

複合機が社内のNASにFAXデータを保存できない以上は、複合機の共有フォルダ内に出力されたFAXデータとNSAの間で同期をさせればいいという話になります。

同期をさせる無料のアプリケーションなどはありますが、パソコンに常駐させて稼働する場合は、パソコンに電源が入ってない場合には、同期ができなくなります。

そうなると、頼るのは、NASに装備されているバックアップ機能になります。

 

NASは、既に、Googleドライブと同期が取れている状態なので、同じようにやればよいだけと安易に考えていました。

NAS【QNAP TS-231K】とGoogleドライブを同期させる方法

 

参考

HBS3(Hybrid Backup Sync)は、別のNASやサーバー、クラウドストレージにデータをバックアップ、同期します。

 

外部のクラウドストレージとの同期などの設定はできるものの、社内の共有フォルダとの同期がどうしてもできません。

注意ポイント

「外部ボリュームをマップする」という選択からできそうな気もしましたが、チェックができないようになっています。

仕方なく、HBS3以外の他のアプリも試しましたが、アカウント作成などの手順になってしまうので止めました。

 

 

 

冷静になって仕組みを考え直す

何のために、

受信FAX⇒複合機共有フォルダ⇒NAS⇒Googleドライブ

という流れが必要なのか?

ココがポイント

受信したFAXの内容を外出先でも見たいから・・・

ん・・・

ならば、もっと簡単な方法あるんじゃない?

 

冷静になって考えてみると、

参考

 

難しい事考えないで、Eメール転送でいいじゃん!

外出先から、EメールでFAX内容を確認できるじゃん。

 

 

 

 

Eメール転送で問題解決

 

結論的には、Eメール転送で問題は解決です。

ちなみに、MX-2630FNの場合は、SMTP(送信サーバー)の設定も必要なので注意が必要です。

そして、メール転送設定ですね。

 

外出先では、GoogleドライブからFAX内容を確認するという固定概念が余計な作業をしてしまいました。

複合機のFAXのEメール転送でやりたい事は解決した訳です。

 

 

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