パソコン(ソフト)

Microsoft Accessの記事開始

このPCTipsサイトを開始する前には、パソコンの修理などもやっていたので、毎日のように疑問が出てきて、記事に悩むことは無かったのですが、不思議にこのサイトを開設したらパソコン修理業から離れてしまったので記事に悩んでいます。

ということで、せっかくなので、今まで自分が蓄積してきたMictosoft Accessのノウハウを記事にしてまとめておこうと思います。

その蓄積が、誰かの役に立ってくれればいいかと思います。

Microsoft Accessとは

Microsoft社のデータベースソフトであるAccess何ですが、オフィスで使えば便利なソフトなのですが、ほとんどの方は、Excelを使いなかなかAccessまで使わないのが現状ではないでしょうか?

その使わない原因の一つが、ちょっと使いづらいし、どのようにつかっていいのかが分からない。もしくは、使う場面が分からない等の理由じゃないでしょうか。

Excelで仕事は賄(まかな)えているしAccessなんて使わなくても問題ない。

確かにそうかもしれませんが、膨大なデータを処理する上では、Excelでは、シートが増えすぎて訳が分からなくなることがあります。

そういった膨大なデータを処理する時に便利なのがAccessというソフトだと思います。

また、一度Accessで構築したデータベースは、データを処理する方法だけを覚えたオペレーターだけで以後の運用が可能になるのです。

一度構築されたAccessのデータベースは、ExcelもAccessの機能を知らなくても運用が可能になるのです。

データをインプットする画像

様々な場所で使われるデータベース

「データベース」とは、ある特定の条件に当てはまる「データ」を複数集めて、後で使いやすい形に整理した情報のかたまりのことを表します。

特にコンピュータ上で管理するデータをデータベースと呼ぶことが多いですが、紙の上で管理する「電話帳」や「住所録」なども、立派なデータベースです。(proengineer引用

 

簡単に我々が思いつくのは、年賀状ソフトじゃないでしょうかね?

年賀状を送りたい人の住所録を、年賀状ソフトに一度入力すれば、毎年、簡単にはがきに住所を印刷してくれます。

たとえば、昨年、年賀状をもらった人だけを抽出して、はがきに印刷するなんて言う事も簡単にできてしまいますよね。

 

このように我々の身近でもデータベースは存在しますし、視野を広げれば、銀行のATMだってデータベースだし、行政のマイナンバーだってデータベースで管理されているのです。

Accessと既成ソフトの違い

先ほど説明した、年賀状ソフトというデータベースですが、Accessでも簡単に作ることができます。

しかし、Excelでもできなくはありませんが、ちょっとメンドクサイと思います。

 

年賀状ソフトを例にしましたが、年賀状ソフトがあるなら、Access必要ないんじゃないの?って思いますよね。

しかし、たとえ年賀状ソフトをビジネスに使ったとして、沢山の条件選択から、送るハガキの文面を変えたいとします。

どうでしょうか?

条件だって増えたりするでしょうし、送るハガキの文面中に、受取人の名前を入れたくなることだってあるかもしれません。

既成ソフトだと、そのようなちょっとの変化でも対応できないのです。

Accessなら、

条件が変わっても簡単にクエリという機能で一発でデータを抽出可能だし、

レポートという機能で条件に合わせて文面を変える事だって可能です。

有志のサポート

Accessなら、自分の思うようなデータベースを構築することが可能なアプリケーションソフトなのですが、簡単に手が出せない理由があります。

 

VBAというマクロ言語で操作する場面が必ず出てきます。

その場合、私の様によく知らない人間にとってはストレスであり、解説をみても何が何だかよくわかりません。

一語一語を調べているだけで挫折しそうになります。

 

そんな時に、助けられたのが有志のサポートとして、インターネット上に掲載してくれている問題解決の記事だったりしました。

 

私も、これからAccessでシステムを組む人や、現在、問題で壁に打ち当たっている人の為に少しでも役に立てるならと、Accessのブログ記事を増やしていきたいと思います。

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